Cuando una empresa decide ampliar su cartera de clientes intentando contratar con la administración pública, una de las preguntas clave que se le plantea es: ¿Qué hago para vender al sector público? Aunque en función del tipo de empresa y sector puede haber varias respuestas, lo más importante es estar convencido de ello, trabajar con las herramientas necesarias e intentarlo.
Las primeras veces será difícil y, probablemente, no obtendremos resultados en términos de ventas, pero hay que tener constancia e ir aprendiendo. Nada se hace de un día para otro y, por ello, es fundamental marcarse una estrategia:
1. Entender el mundo de la contratación pública.
2. Conocer los principales mecanismos y el proceso de la contratación pública.
3. Preparar la estructura de nuestra empresa para facilitar la presentación de las ofertas.
4. Analizar nuestro mercado y definir una estrategia sencilla para empezar, basado en tres aspectos:
a) Analizar nuestros productos y servicios y su demanda por parte del sector público.
b) Identificar a nuestros clientes potenciales básicos del sector público: Ayuntamientos, Comunidad Autónoma, etc.
c) Definir una estrategia de ventas sencilla, empezando por lo más fácil. Es decir, ir de contratos de pequeño importe a contratos más importantes.
5. Empezar a ofertar y marcarnos como primer objetivo obtener la primera venta con la adjudicación del primer contrato.
6. Independientemente del resultado obtenido en las ofertas, analizar los posibles errores y aciertos e ir mejorando.
7. Crecer en las ventas al sector público.
Conocer los mecanismos y el proceso
En primer lugar, hemos de conocer que el sector público no es uno, sino que se compone de multitud de entidades distintas. No obstante, la característica común es que en sus compras de obras, servicios y suministros todas se rigen por la LCSP 09/2017 de 8 de noviembre.
A grandes rasgos, podemos decir que el sector público está estructurado en tres niveles:
• La Administración General del Estado.
• Las Administraciones de las Comunidades Autónomas.
• Las Administraciones Locales, en las que incluimos, entre otros, los ayuntamientos, cabildos, consejos insulares y las diputaciones provinciales.
Dentro del sector público, además de los anteriores, existen otros entes que pueden tener sus propios presupuestos de compra, que se pueden dividir en:
• Organismos y entes públicos que dependen de la Administración General del Estado o de las administraciones de las comunidades autónomas.
• Universidades públicas.
• Sociedades o empresas de diferentes tipos, en las que una parte de estas pertenecen al sector público.
• Instituciones sin ánimos de lucro públicas (asociaciones, fundaciones…)
• Consorcios formados entre distintos organismos y entidades.
Para hacernos una idea, hay más de 10.000 compradores potenciales del sector público, a los que habría que añadir los entes dependientes de las distintas administraciones, así como las empresas públicas.
En segundo lugar, debemos referir que el sector público, en función de la mencionada LCSP 09/2017, tiene diferentes procedimientos de contratación.
Procedimientos de contratación
• Contrato Menor. Este contrato, que no procedimiento de adjudicación, nunca puede superar los 40.00€ para obras y los 15.000 € para servicios y suministros. Se puede optar previa invitación por parte del Órgano de Contratación.
• Procedimiento Abierto. Hay un anuncio de licitación y puede acudir toda empresa que esté interesada en presentar una oferta y cumpla con los requisitos para poder participar. Se prohíbe la negociación con las empresas. Es el más común de todos y es utilizado para la mayoría de los contratos públicos.
• Procedimiento Restringido. Puede acudir toda empresa que esté interesada, pero se exige cumplir unos determinados requisitos de solvencia. En base a estos requisitos (que vienen especificados en los pliegos) las empresas son seleccionadas y solo a estas últimas se les permitirá presentar oferta. Del mismo modo que en el procedimiento abierto, está prohibida toda negociación con las empresas.
• Procedimiento con Negociación. En este procedimiento, como su propio nombre indica, se trata de negociar con los licitadores que hayan presentado ofertas. Una vez presentadas las ofertas, se abre una fase de negociación para adaptarlas a las necesidades indicadas en los pliegos y en los posibles documentos complementarios para determinar la mejor oferta, sin que tenga que ser necesariamente la del mejor precio.
• Procedimiento Negociado sin publicidad. En este procedimiento, como su propio nombre indica, se trata de negociar con los licitadores que hayan sido invitados a presentar ofertas y, una vez presentadas, irlas adaptando a sus necesidades (que están indicadas en los pliegos y en los posibles documentos complementarios), con el fin de identificar la mejor oferta, sin que tenga que ser necesariamente la de mejor precio. Este procedimiento se puede dar en los contratos de obras, suministros, servicios, concesión de obras y concesión de servicios, en los casos en que: no se haya presentado ninguna oferta; ninguna oferta adecuada; ninguna solicitud de participación; o ninguna solicitud de participación adecuada en respuesta a un procedimiento abierto o a un procedimiento restringido, siempre que las condiciones iniciales del contrato no se modifiquen sustancialmente, sin que en ningún caso se pueda incrementar el presupuesto base de licitación ni modificar el sistema de retribución, y que se envíe un informe a la Comisión Europea cuando esta así lo solicite.
• Diálogo Competitivo. Este procedimiento se utiliza cuando la administración conoce sus necesidades, pero no sabe cuál sería la mejor fórmula para resolverlas. Por ello, acude al diálogo con las empresas para ver cuál sería la mejor solución. Una vez que se ha decidido la mejor solución, todas las empresas que estén en el diálogo presentarán su mejor oferta.
• Asociación para la innovación. La asociación para la innovación es un procedimiento que tiene como finalidad el desarrollo de productos, servicios u obras innovadores y la compra ulterior de los suministros, servicios u obras resultantes, siempre que correspondan a los niveles de rendimiento y a los costes máximos acordados entre los órganos de contratación y los participantes.
Cronograma de una licitación pública
Para presentarse a licitaciones públicas hay que conocer de una manera específica los plazos que rigen en una licitación de cara a poder adelantarnos a aquellas peticiones que se nos puedan realizar desde la Administración contratante. En las distintas fases de una licitación se deben definir las decisiones y/o acciones que debe ir tomando la organización en relación con la presentación y seguimiento comercial de una oferta al Sector público.
Preparar la estructura de la empresa
El proceso total de una licitación pública varía según la urgencia e importe de esta. Por lo tanto, si queremos afrontar una línea comercial con el Sector Público, debemos preparar la estructura necesaria en nuestra empresa para afrontar el reto con garantías, para llegar a tiempo en las distintas fases de la licitación. Así, debemos:
Garantizar la consecución de la Información de convocatorias de licitación a tiempo.
Preparar las principales documentaciones tanto de la empresa como de sus apoderados o administradores, como son copias notariales, poderes, bastanteos, escrituras, certificados IAE, certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social, solvencia, experiencia, medios materiales, etc.
Decidir la inclusión en el ROLECE
Otras Certificaciones: ISO, OSHAS, Seguros de RC...
Consecución de las garantías: bancos, sociedades de garantía recíproca, crédito y caución, etc.
Soporte informático adecuado, hardware y software.
Certificados digitales para operar por internet.
Contar con un personal especializado, tanto en el trabajo de campo como en la elaboración de presentaciones y memorias técnicas.