No es lo mismo realizar el estudio para un servicio que requiera personal que para uno que no. Y dentro de los servicios que requieren personal, existen algunos más complejos que otros aunque, al final, dedicar esfuerzo o no a realizar un buen cálculo de costes salariales se reduce a cuán de importante será la estimación de estos costes para la elaboración de la oferta. En servicios intensivos en mano de obra, los costes salariales superan el 75% del coste total, suponiendo su cálculo la clave para elaborar un buen presupuesto y adjudicarse el contrato. Cuando abordamos este tipo de estudios, lo más importante es nunca perder de vista:
Fecha de inicio y fin del servicio: en muchos casos no es lo mismo que te pille 1 o 2 periodos de vacaciones, año bisiesto o más/menos 14 festivos.
Restricciones de los convenios colectivos a aplicar: no sólo límite anual y semanal, sino también cuándo se deberán disfrutar las vacaciones, máximo de turnos por día, descansos,...
Tablas salariales a aplicar con previsión de incrementos anuales.
Pluses: en nocturnos, festivos y por días efectivos se debe planificar el servicio a nivel trabajador para poder hilar fino en los costes de este tipo de horas.
Reglas de antigüedad: para hacer una previsión cercana a lo que será la realidad, es importante saber exactamente la fecha exacta - no sólo el año - en la que se incrementa el salario de cada trabajador/a.
Coste de seguridad social por tipo de servicio y contratos a aplicar a cada empleado/a (tanto nuevas contrataciones como sustitutos o subrogados/as).
Definir qué categorías retributivas podrán realizar qué puestos: este punto es imprescindible para un dimensionamiento óptimo.
Detallar las cargas de trabajo para cada día o periodo, teniendo en cuenta si existen distintos centros o ubicaciones así como horarios específicos para desarrollar los trabajos. Este punto, junto al anterior, es fundamental para conocer cuántas personas necesitaremos a la hora de cubrir el servicio y, por tanto, estimar los costes óptimos.
En este tipo de servicios intensivos en personal, normalmente contaremos con un listado de personal a subrogar. Una vez tengamos claros los puntos anteriores, toca intentar ajustar cada subrogado a uno o varios de los puestos predefinidos. Aquí es cuando la tarea puede complicarse bastante. Dando por hecho que la información del listado es correcta - algo que no siempre es así y, en ese caso, hay que reclamar - , ¿qué hacer si sobran o faltan horas? Lo primero, es revisar los códigos de contrato ya que, si sobran horas, es muy probable que existan trabajadores que sustituyan bajas del personal indefinido. En el caso de que falten horas, lo normal es que en el pliego se especifique que ha habido una ampliación del servicio y, por tanto, esas horas corresponden a personal de nueva contratación. Esto tampoco es siempre así de claro, así que en caso de duda lo mejor es preguntar directamente a la entidad contratante.
Aclarada la relación de las horas de los subrogados con respecto a las horas exigidas para llevar a cabo el servicio, ya sí es cuestión de ir encajando qué puesto cubrirá cada subrogado en cada uno de los días de la semana, centros y horarios predefinidos; para lo cual necesitaremos tener bien presentes las restricciones de los convenios que apliquen en cada caso. Una vez completada esta planificación inicial semanal, ya sí podemos pasar a estimar los costes salariales. Sin embargo, cuando se trate de servicios con estacionalidad o convenios que aplican pluses por cubrir determinados días, horarios o puestos, no será suficiente con una planificación semanal estándar sino que habrá que ser más exhaustivos para poder estimar los costes de la forma más cercana a lo que será la realidad del servicio. Esto implica irnos a una planificación completa de inicio a fin del contrato. Por supuesto, realizar esta tarea lleva mucho tiempo y puede pensarse que no vale la pena ya que valdría simplemente con una aproximación; sin embargo, la diferencia entre ganar o perder un contrato puede estar precisamente en ese pequeño ajuste final, útil para ganar puntos tanto en la oferta económica como en la técnica. Sí, también en la técnica; cuanto mejor planifiquemos el servicio, más y mejor información incluiremos en nuestros proyectos técnicos para convencer de que somos los mejor preparados para llevar a cabo el servicio.
Por suerte, todo lo anterior no tiene por qué hacerse manualmente; es decir, que puedes realizar el estudio del servicio y preparar tu oferta de la forma más fina posible - aumentando posibilidades de adjudicación - incluso ahorrando tiempo con respecto a lo que tardas ahora mismo.
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