La externalización de servicios va en aumento y, con el panorama actual, puede suponer una fuente de ahorro importante para las compañías. Existen miles de empresas especializadas en servicios como la limpieza (fundamental siempre, pero incluso más en tiempos de Covid), el mantenimiento de instalaciones, servicios auxiliares, socio-sanitarios, jardinería, seguridad,...que, debido a su estructura y experiencia en cada área de actividad, podrán ofrecer un mejor servicio que el que podríamos activar internamente en nuestra compañía a un coste inferior. Pero, ¿cómo seleccionar al proveedor ideal? En este post te damos algunas claves para ello.
¿Cómo contratar el mejor servicio al menor precio?
Define la necesidad y documéntala: en qué consistirá el servicio, zonas/centros de trabajo, desglose de tareas, horarios, objetivos a cumplir, normas,...Se trata de estructurar la información en un pliego o documento de requerimientos que ayude a las empresas a conocer el servicio a desarrollar y puedan presentar sus ofertas. Además podrá anexarse al contrato como un acuerdo de nivel de servicio. Si en tu compañía no hay experiencia en este tipo de procedimientos, ¡también se puede externalizar!
Publica el procedimiento de contratación: haz que las empresas especializadas en el servicio que vas a externalizar conozcan la posibilidad y presenten sus ofertas.
Analiza las ofertas: éstas deberán contar con una parte técnica, en la que expliquen cómo se cubrirán los objetivos, así como una parte económica en la que se justifiquen y desglosen los costes del servicio a proveer, aplicando a parte el porcentaje de beneficio. En los requerimientos o pliegos de condiciones, se deberá haber establecido un presupuesto máximo, pero también un mínimo; ya que no queremos que el contratista ofrezca un precio que ni siquiera cubra los costes salariales del personal que llevará a cabo las tareas contratadas…a la larga, eso sólo traerá problemas que afectarán a la calidad del servicio así como a la responsabilidad social corporativa de tu compañía.
Escoge la que ofrezca mejor calidad-precio: como adelantamos en el punto anterior, escoger la oferta más baja puede acarrear consecuencias nefastas. Tener un importe mínimo que asegure al menos los costes salariales del personal implicado en el servicio es fundamental. Además, conviene descartar las que no justifiquen suficientemente los costes implicados en el desarrollo del servicio o no den información detallada sobre la planificación del mismo.
En resumen, antes de externalizar un servicio se debe realizar un trabajo previo para recopilar los requerimientos y establecer el presupuesto base. Con esta información, se publica el procedimiento de contratación y se analizan las ofertas para encontrar la que presente mejor relación calidad-precio.
En servicios intensivos en mano de obra, en los que los costes salariales suponen en torno al 80% del contrato, es fundamental conocer previamente: el convenio colectivo a aplicar, con sus tablas salariales, así como cuántos puestos será necesario cubrir a lo largo del contrato, en qué días y horarios. Al tratarse normalmente de un servicio que precisamente externalizamos porque no tenemos experiencia en él, lo mejor es contar con ayuda externa que nos ayude a realizar los cálculos de forma precisa. Si además nos ayudan a dimensionar y planificar el servicio de forma óptima, información que podremos incluir en nuestros requerimientos y afectará al presupuesto base, sin duda será más sencillo encontrar el mejor servicio al menor coste sin perjudicar la calidad del mismo.