A día de hoy, existe una variedad de productos de software que son capaces de planificar y dimensionar el personal existente de forma automática. El patrón que suelen seguir es el siguiente:
Existe una plantilla de trabajadores
Hay determinados puestos con horarios a cubrir
Se lanza un proceso que asigna trabajadores a horarios predefinidos
La lógica que hay detrás es sencilla: cuadrar los trabajadores con los horarios a cubrir. Algunos van un poco más allá y añaden otra condición: usar el mínimo número de trabajadores posible.
La pregunta es, ¿esto basta para optimizar los costes de personal? (Alerta, spoiler!) La respuesta es no.
Pero entonces, si no basta con cubrir horarios y minimizar el número de personas, ¿cómo se optimiza? Justo es lo que descubrirás en este post :)
Lo primero es erradicar la visión determinista. Como es bien sabido, si siempre se enfoca el problema de la misma forma es imposible que la respuesta varíe y, por tanto, también es imposible que mejore. Si partimos de que existe una plantilla fija y unos turnos/horarios inamovibles, 2 más 2 siempre será 4. En cambio, si establecemos un sistema de preferencias, en lugar de reglas, y jugamos con algunas variables, podemos conseguir que 2 más 2 sumen 3 ;)
La investigación operativa nos ha enseñado que para resolver problemas complejos de forma eficiente hay que establecer una serie de objetivos. En la mayoría de problemas, para alcanzar esos objetivos, existen unos límites que no se pueden sobrepasar y otros que cuentan con cierto margen. Esto abre un abanico de posibilidades imposible de abarcar, pero por suerte existen algoritmos y técnicas de inteligencia artificial para ayudarnos.
Con este enfoque, damos la vuelta al problema de la planificación/asignación de personal, que siempre da como resultado el mismo importe, para situar la minimización de costes como uno de los objetivos principales siendo capaces de generar distintos escenarios con la flexibilización de variables. Hecho esto, el abanico de posibilidades se reduce a fotos manejables a partir de las cuales es más sencillo tomar decisiones. Con ello, además, no sólo conseguimos encontrar la solución más ventajosa y que cumple con las reglas del juego sino que lo hacemos con una inversión mínima de tiempo y recursos; minimizando así también los costes directamente relacionados con el dimensionamiento, planificación y optimización del personal objeto de estudio.
En conclusión, la forma de optimizar costes de personal pasa, en primer lugar, por abordar el problema como lo que es; no un conjunto de fórmulas sino un problema complejo con objetivos a cumplir. En segundo lugar, por una flexibilización de las variables a considerar y, en tercer lugar, por un análisis de las soluciones posibles. Todo esto sólo puede llevarse a cabo con tecnología que, por suerte, ya existe. ¿Conoces op2aim? :)