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Por qué Excel no es suficiente para elaborar ofertas

El Excel es la herramienta por excelencia de los departamentos de estudios y ofertas técnicas. Ya sea para licitar o presentar una oferta privada, los costes de plantilla siempre se estiman en estas hojas de cálculo. Cierto que es una herramienta muy económica, pero lo que nos sale barato hoy nos puede costar muy caro mañana. Por supuesto, Excel tiene una potencia y utilidad innegable (o las hojas de cálculo de Google, LibreOffice,...), pero también limitada. Cuando entran en juego muchas variables, datos, restricciones y posibilidades, entonces este tipo de herramientas dejan de ser una ventaja. Si bien puede servir de ayuda para determinadas operaciones, en ningún caso Excel debería sustituir a las aplicaciones de gestión o análisis empresarial. A día de hoy todo el mundo coincidirá en que, por ejemplo, la elaboración de nóminas debe gestionarse en un software adecuado para ello y no en una hoja de cálculo.



Volviendo a los departamentos de ofertas, en los que se manejan innumerables variables para cada posible contrato y su trabajo es crítico para el negocio, ¿por qué aún usan Excel? La respuesta es sencilla: hasta ahora, no existía ningún producto que sustituyera a las hojas de cálculo.


En la elaboración de ofertas, sobre todo cuando los costes de personal son una parte importante del precio, son tantas las variables a tener en cuenta que Excel dificulta en lugar de ayudar. Además de los posibles errores en fórmulas, cruces de datos, copia/pega, macros, etc., el tiempo que consume realizar los cálculos y las pocas posibilidades de innovar, el problema fundamental es el cúmulo de consecuencias derivadas de una incorrecta estimación de costes de los trabajadores necesarios para el servicio. A este cúmulo de consecuencias es a lo que llamamos "problemas tradicionales" de la elaboración de ofertas en Excel. Aquí van algunos de ellos;


Problemas tradicionales:

  1. Penalizaciones económicas por no cumplir SLA/ANS (acuerdo de nivel de servicio)

  2. Pérdida de oportunidad de prórroga del contrato

  3. Costes imprevistos por mal dimensionamiento (puestos sin cubrir)

  4. Problemas legales con los trabajadores por incumplimiento de convenio

  5. Mala reputación frente a empleados, órganos contratantes, clientes y público en general (derivado de falta de cobertura de servicios y pleitos laborales)

  6. Presentación de ofertas "temerarias" (anormalmente bajas)


Estos problemas tradicionales son la consecuencia de una mala estimación de costes en la etapa de elaboración de la oferta y únicamente pueden ser superados con tecnología.


La nueva fórmula de estimación y planificación de recursos debe basarse en la optimización de costes pero sin perder de vista el cumplimiento y la calidad del servicio. Sólo podemos evitar estas consecuencias elaborando una oferta que en su fase de análisis tenga en cuenta todos los posibles escenarios del servicio a ejecutar una vez ganado el contrato.

La revolución tecnológica en los departamentos de ofertas se debe centrar en que la compañía consiga más contratos,

más rentables y en menos tiempo, mejorando a su vez la confianza de los técnicos y los clientes.


Revolución tecnológica:

  1. Algoritmia heurística que resuelve el problema de la optimización de costes de personal

  2. Maximización de la rentabilidad del servicio

  3. Cumplimiento automático de normativas laborales

  4. Planificaciones de servicio inteligentes

  5. Propuestas automáticas de contratación de empleados

  6. Claridad y seguridad para la toma de decisiones

  7. Generación automática de escenarios (resumen de costes, desglose por categorías, planificación de puestos, horarios, centros,...) a partir del análisis de todas las posibilidades


La estimación de costes de personal es algo tan crítico y complejo que es necesario contar con un aliado tecnológico que sea capaz de barajar todas las variables que influyen en el problema de estimación y, más importante aún, de optimización de recursos humanos. Con op2aim llega la revolución de los departamentos que elaboran ofertas, permitiendo que un solo técnico realice más, con mayor rentabilidad y en menos tiempo; asegurando la calidad del servicio así como el cumplimiento de la normativa laboral. Sólo de esta forma, las empresas de servicios podrán evitar los problemas tradicionales, marcar la diferencia con la competencia y firmar contratos que no causen pérdidas tras su puesta en marcha.





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