En este post te revelamos 6 claves para que ganes ese contrato de servicios que tienes entre manos. Pero no sólo queremos que lo ganes, sino que se convierta en un contrato rentable, que sufra las menores desviaciones posibles con respecto a su oferta, y que brille por su calidad y precisión técnica. Usa estos consejos para presentar ofertas de servicios, ya sea para una licitación pública, concurso o cliente privado.
1. Entiende los requerimientos: estudia bien los pliegos de prescripciones técnicas y administrativas. Si no entiendes algo o tienes dudas, contacta con el adjudicador (en las licitaciones siempre hay un correo electrónico de referencia). Pregunta, pregunta y pregunta, pero NUNCA te quedes con dudas ya que un mal entendido puede suponer pérdidas económicas importantes para tu empresa. Si se trata de un cliente privado, lo mismo; pregunta hasta que estés seguro/a de que comprendes los requerimientos hasta el más mínimo detalle.
2. Desglosa las tareas a ejecutar de forma detallada: esto es fundamental para poder realizar posteriormente una correcta planificación del servicio. Hay que desglosar las tareas requeridas, establecer los tiempos, las frecuencias, periodicidades,...Ten en cuenta que en muchos pliegos no se especifica las fechas concretas en las que se deberá realizar determinada tarea, ni el horario, ni cuántos puestos serán necesarios para cubrirla; en estos casos hay que ser más cuidadoso aún ya que los cálculos erróneos conllevarán una incorrecta estimación de costes.
3. Planifica el servicio: se trata de planificar las tareas del punto anterior en un calendario. Que sea en un calendario es importante ya que hay que tener en cuenta detalles como los días festivos (tanto si se trabajan como si no), periodos estivales, fechas con/sin tarea específica, fines de semana,...deberás buscar el calendario laboral del municipio en el que se vaya a ejecutar el servicio, reflejando el periodo del contrato. Cuando hay más de un centro, en distintas localidades, deberemos planificar cada tarea en su calendario correspondiente ya que los festivos podrán variar de un centro a otro y, por tanto, los costes también.
4. Crea las posibles jornadas: para crear las jornadas y turnos a cubrir, usaremos la planificación de tareas del punto anterior. Buscaremos un patrón en los días con tareas y jugaremos a crear los posibles horarios para cada día (por ejemplo, un turno de ocho horas o dos de cuatro horas para los lunes). Podemos comenzar por un único día y replicarlo en los días con la misma planificación de tareas, y así sucesivamente, hasta que hayamos cubierto las distintas necesidades del servicio. Ojo, porque para crear los cuadrantes finales (los turnos a cubrir por los empleados) será necesario tener bien presentes las restricciones de los convenios; especialmente el máximo de horas semanal y anual. Si fallamos en esto, no sólo habrá una desviación de costes entre lo ofertado y la ejecución del servicio sino que podremos tener problemas legales con los trabajadores que contratemos para cubrir los puestos. Otro punto fundamental a tener en cuenta, también del convenio, son las tablas salariales y otros conceptos como pueden ser los complementos por trabajar en días festivos o en horario nocturno. Aquí se complica más la cosa, ya que deberemos hacer un esfuerzo por minimizar los costes sin incumplir el convenio y cubriendo todas las tareas del pliego o los requerimientos del cliente.
5. Estima los empleados a contratar: una vez tenemos los horarios y puestos a cubrir definidos, ya solo nos queda “rellenarlos” con empleados. Aquí cobra gran importancia el personal a subrogar, ya que deberemos contar con ellos en primer lugar antes de pasar a calcular si hace falta contratar a más empleados. Lo normal es que, al menos para cubrir las vacaciones, sí que sea necesario hacer alguna contratación a lo largo de la ejecución del servicio; tener en cuenta estos costes es fundamental para realizar una oferta que no sufra grandes desviaciones con respecto al servicio en ejecución.
Ten en cuenta que en el punto anterior creamos jornadas con distintas posibilidades (¿es mejor un solo turno de ocho horas o dos turnos de cuatro?), optimizar los cuadrantes según el coste es una tarea compleja pero que, bien hecha, puede suponer un ahorro importante. Los turnos que hayamos previsto tendrán su impacto en el número de empleados a contratar pero, ojo, menos trabajadores no siempre quiere decir menos coste.
6. Calcula correctamente los costes laborales: no se trata únicamente de estimar horas de trabajo y aplicar precios del convenio por categoría añadiendo el porcentaje de contratación, sino que es el resultado de haber tenido en cuenta todo lo que hemos visto en los puntos anteriores (restricciones de los convenios, tareas a ejecutar, horarios, calendarios laborales, personal a subrogar, vacaciones,...). Las dos claves para calcular los costes vienen derivadas del pliego (cómo planificamos las tareas a cubrir) y del convenio (reglas sobre jornadas y tablas salariales). También deberemos prever otros costes como el porcentaje de absentismo, costes de estructura, pero esto podemos hacerlo con estimaciones posteriores a las del punto anterior. Lo principal es que, a la vez que planificamos los puestos y horarios a cubrir, seamos capaces de ir calculando lo que nos va a costar la mano de obra teniendo en cuenta todas las variables del escenario que estamos generando; esto nos permitirá ir visualizando y ajustando el servicio que finalmente se ofertará.
Cuando ofertamos servicios intensivos en mano de obra, los costes laborales suponen la mayor parte del precio del contrato. Por ello, es necesario simular el servicio a ofertar de la forma más cercana posible a lo que será la realidad del contrato. Si dejamos fuera los cuadrantes, las restricciones del convenio, las tareas,...pasarán a ser un problema de negocio el día en que se firme el contrato. Y en ese momento ya no habrá vuelta atrás; habremos firmado un servicio que no va a hacer más que desviarse del presupuesto inicial.
Lo cierto es que muchas veces los departamentos de ofertas no cuentan con el tiempo necesario para realizar el minucioso trabajo que supone estudiar todas las variables que influyen en el problema de simular un servicio. Y, aunque contaran con todo el tiempo del mundo, necesitarían un cerebro sobre-humano para que el esfuerzo diera frutos, ya que la idea de generar distintos escenarios implica que estamos buscando la mejor solución de entre todas las posibilidades. En otro post, veíamos por qué esto no se puede ni debe hacer en Excel. Pero no te preocupes, no necesitas invertir mucho tiempo (ni conseguir superpoderes) para ganar el contrato de servicios que tienes entre manos asegurando su rentabilidad. Para esto mismo hemos creado op2aim: el motor de optimización que estabas esperando.
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