Tras ir desgranando poco a poco la PLACSP, hemos podido conocer a qué tipo de información tenemos acceso sin necesidad de estar registrados, cómo registrarse y qué datos son necesarios para ello, aprender a buscar oportunidades de negocio y ver los requisitos técnicos necesarios para poder presentar nuestras ofertas a través de la “Herramienta”…
En este post vamos a comentar cómo preparar y presentar toda la documentación necesaria de una licitación pública a través de esta “Herramienta” en la PLACSP, ya que es el punto crítico para poder presentar nuestro proyecto en tiempo y forma con el fin de conseguir la adjudicación de un contrato público.
Como ya hemos venido comentando, la “Herramienta” se encuentra alojada dentro de la PLACSP y es requisito indispensable estar registrados en ella como operador económico y con todos nuestros datos introducidos. Una vez nos encontramos en la página de inicio de la PLACSP, accedemos a la pestaña “Empresa” y nos identificamos con nuestro usuario y contraseña. Ya identificados, accedemos a “Mis licitaciones”, y desde aquí accedemos a la licitación pinchando sobre el expediente. Cuando estamos dentro de la licitación accedemos a “Prepara oferta/solicitud de participación”. El sistema nos pregunta si queremos abrir o guardar el archivo .jnlp, que no es otra cosa que la “Herramienta” propiamente dicha. Hacemos clic en el despegable de “Guardar” para pulsar “Guardar como”. Una vez guardada la herramienta, pulsamos en “Abrir”. Acto seguido se carga la aplicación Java y debemos marcar la casilla “Acepto los riesgos y deseo ejecutar esta aplicación” y, en este punto, pulsamos “Ejecutar” para volver a pulsar sobre “Ejecutar versión más reciente”. Una vez dados estos pasos, accederemos a la página inicial de la herramienta.
Ya en la página inicial, la herramienta nos preguntará si deseamos crear una nueva oferta o bien continuar con la preparación de una oferta ya en curso, ya que permite crear una oferta hasta un determinado punto, guardar en dicho punto y posteriormente continuar.
En esta página inicial también podemos encontrar, en la parte superior, los datos básicos de licitación que estamos preparando: expediente, órgano de contratación, tipo de contrato, procedimiento y fecha límite de presentación. Para preparar una nueva oferta marcamos la opción “Crear nueva oferta” y hacemos clic en “Aceptar”. Por defecto nos aparecerán los Datos de Licitación, y en la columna de la izquierda aparecen las opciones que nos permite preparar la oferta para su presentación:
01 - Datos Licitación.
02 - Licitador: al estar ya dado de alta en la plataforma aparecen por defecto, aunque debemos introducir el apoderado para la firma.
03 - Autorizaciones: autorizamos, en este punto, el uso de comunicaciones electrónicas, así como la autorización para consultas a sistemas terceros de la administración.
05 - Sobres: nos aparecen los sobres que el órgano de contratación haya habilitado para esta licitación y, pinchando sobre los distintos sobres, nos aparece el contenido requerido. Si pinchamos sobre la flecha que aparece en lado izquierdo de cada sobre nos abre la posibilidad de firmar los documentos de cada sobre. Para subir la documentación requerida pinchamos sobre el nombre del documento y pulsamos sobre “Anexar documentos” para seleccionar, desde nuestro equipo local, el documento en PDF. Una vez subido de forma correcta, queda proceder a la firma del documento.
Si nos fijamos en los puntos anteriores, pasamos del punto 03 al punto 05: en caso de que la licitación esté dividida en lotes, también debe aparecer el punto 04 “Lotes”, en el cuál indicaremos a qué lotes nos presentamos.
En la parte superior nos encontramos los botones “Importar propuesta”, “Exportar propuesta”, “Validar”, “Leyenda” y “Prepara envío”. Los botones “Importar” y “Exportar” propuesta pueden ser útiles en varios supuestos. En muchas empresas, por ejemplo, hay personal que se dedica a la preparación de ofertas. Una vez terminada la preparación de la oferta, debe pulsar “Exportar propuesta”, lo que genera un archivo .xml que tiene que enviar a la persona habilitada para la firma de los documentos, quién, desde otro ordenador y accediendo a la herramienta, pulsará sobre “Importar propuesta”, y ya podrá empezar a firmar los documentos; en el segundo supuesto tenemos a una Unión Temporal de Empresas (UTE), donde la persona encargada de preparar la oferta pulsará sobre “Exportar propuesta”, y la persona responsable de la firma en la UTE pulsará sobre “Importar oferta”. La “Herramienta” también contempla la posibilidad de que algunos documentos puedan ir firmados por varias personas.
Una vez cumplimentada toda la oferta, pulsamos sobre “Validar”. De esta manera nos aparecerán los apartados del 02 al 05 de la columna de la izquierda en verde para confirmar que todos los datos son correctos y se puede preparar el envío.
En la leyenda, por otra parte, aparecen los códigos de colores que indican el estado de cada una de las distintas fases de la presentación de la oferta.
Una vez cumplimentado todo este proceso hacemos clic sobre “Preparar envío”; esta opción consiste en firmar los sobres de la licitación, así como la firma de Autorizaciones a efectos de consulta de datos de terceros. En esta pestaña, también podremos modificar sobres seleccionados, realizar una simulación de la presentación o generar etiquetas.
Por último, pulsando sobre “Presentar documentación”, la documentación quedará automáticamente enviada y la licitación presentada para poder optar a su adjudicación.
No hay que olvidar que para profundizar en este tema y ante cualquier problema técnico que podamos tener durante el proceso de presentación de la oferta, la propia PLACSP ofrece unas Guías de Ayuda que se van actualizando cada cierto tiempo de forma paralela a cualquier actualización que se realiza tanto en la PLACSP como en la “Herramienta”.