Tras los últimos posts publicados, donde hemos ido desgranando todas las posibilidades e información para detectar las oportunidades que ofrece el sector público a través de la PLACSP, nos vamos a centrar en los requisitos técnicos necesarios para la utilización de la Herramienta de Preparación y Presentación de Ofertas (la “Herramienta”), aplicación que se encuentra alojada dentro de la PLACSP; conocer dichos requisitos técnicos se convierte en algo esencial para participar en los procesos de licitación y poder entregar nuestro proyecto en tiempo y forma para optar con todas las garantías a la consecución de un contrato público.
Muchas empresas no dan la importancia necesaria que tiene esta parte, dejando para el último momento la comprobación de estos requisitos. Así, cuando van a presentar su propuesta de forma electrónica, se encuentran con algún contratiempo que les impide poder subir toda o parte de la documentación antes de la fecha y hora indicada, con la consiguiente exclusión que conlleva. Además de ser conveniente al inicio de cada proceso de licitación, y antes de subir la documentación de nuestro proyecto, debemos probar que la “Herramienta” funciona correctamente. Evitaremos más de un dolor de cabeza.
Tanto si es de las primeras veces que vas a licitar como si ya tienes experiencia, es recomendable que estéis atentos a las diferentes Guías de Ayuda de la PLACSP, ya que las suelen actualizar cada cierto tiempo. En el caso que nos ocupa, este mismo mes de agosto se ha producido una actualización de la Guía de los Servicios de Licitación Electrónica para Empresas: Preparación y Presentación de Ofertas, la cual recomendamos para profundizar en los contenidos tratados en este post.
Cabe añadir que esta “Herramienta” sólo está operativa para aquellas licitaciones de los órganos de contratación que tengan alojados su perfil en la PLACSP, empleen licitación electrónica y utilicen dicha herramienta.
Se puede dar el caso de que un órgano de contratación utilice otra herramienta de licitación privada como pueden ser Vortal, Pixelware… que deberán proveer de sus propias herramientas para la gestión de la presentación de las licitaciones.
Entrando ya en materia, para presentar ofertas de forma correcta a través de la “Herramienta”, es necesario cumplir con los dos requisitos siguientes:
Requisito de tipo funcional: el usuario debe estar registrado en la plataforma de forma correcta y con todos los datos rellenados, tanto los básicos como los adicionales.
Requisitos técnicos: conexión a internet, navegador con versión de java actualizada a partir de la versión 1.8 y certificado electrónico emitido por la Administración General del Estado para la firma electrónica.
La “Herramienta” es una aplicación que desde la PLACSP ponen a disposición de los operadores económicos para el envío de la documentación relativa a la licitación, agrupada en sobres virtuales previamente definidos por el órgano de contratación. En todo momento está asegurada la integridad, la autenticidad, el no repudio y la confidencialidad de las ofertas. Dichos requisitos se contemplan en las disposiciones adicionales decimoquinta y decimosexta de la LCSP 9/2017.
Uno de los principales requisitos técnicos para trabajar con la “Herramienta” es tener instalada en nuestro equipo la versión 8 de Java. En la Guía de Ayuda se desarrollan los pasos a dar para su comprobación e instalación, en caso de no tener dicha versión. Una vez configurado Java ya podemos empezar a operar con la “Herramienta”.
También debemos tener en cuenta que el sistema de comunicaciones de nuestra organización puede tener habilitado algún cortafuego que bloquee la descarga de la herramienta y además, para el envío posterior de la oferta, no debemos tener bloqueado el puerto 443 de salida; Tenemos que tener en cuenta que la conexión de internet contratada nos permita el envío de la información con todas las garantías.
Cada licitación electrónica emplea una “Herramienta” diferente, que se materializa con el archivo .jnlp.
Si experimentamos problemas en la subida y firma de archivos en la herramienta, debemos instalar la máquina virtual Java de 64 bits.
La herramienta de preparación y presentación de la plataforma hace uso de la solución Autofirma para la firma de documentos. No es recomendable que los documentos superen los 8 MB. Aunque la aplicación puede firmar documentos de incluso mayor capacidad, los servicios de validación de firmas no permiten validar documentos superiores a los 8MB.
En caso de subirse un documento con un tamaño mayor, lo que debemos es reducir la resolución del documento a subir. Para ello debemos de seguir las recomendaciones que nos indican en la Guía de Ayuda.
También debemos tener en cuenta que existe otra limitación en la tecnología de Java y es que la suma total de la licitación no puede sobrepasar los 27 MB entre los distintos ficheros para una versión de Java de 32 bits; para la versión de Java de 64 bits aumenta hasta los 38 MB la capacidad total de los archivos de la licitación.
En cuanto a los certificados electrónicos, lo recomendable es verificar que disponemos de un certificado válido con su correspondiente firma electrónica. Entre otras medidas de comprobación, debemos llevar un control de nuestros certificados para planificar su renovación en caso de caducar; la “Herramienta” permite firmar documentos y sobres con aquellos certificados electrónicos emitidos por proveedores de servicios de certificación reconocidos.
Si hemos desarrollado todos los pasos indicados y, aun así, tenemos problemas con todo el proceso de preparación y/o envío de la documentación de nuestra oferta (subida de documentos, con la firma de documentos…) debemos escribir un mail a licitacionE@hacienda.gob.es
Como habéis podido comprobar, la falta de algún requisito técnico nos va a llevar a no poder presentar nuestra oferta y documentación; al igual que dedicamos un tiempo a la búsqueda de licitaciones de nuestro interés, a la preparación de la documentación de la licitación o a la preparación de la oferta económica, también debemos dedicar tiempo a la comprobación de los requisitos requeridos para poder presentarnos a las licitaciones a través de la “Herramienta” de la PLACSP.