Tras la llegada del Real Decreto-ley 8/2019, el registro de jornada ha traído bastantes quebraderos de cabeza. Si bien muchas compañías ya contaban con sistemas de control horario, la obligatoriedad que impone esta normativa ha hecho que todas - sin importar su tamaño - se preocupen por implantar algún tipo de medida para el registro de horas trabajadas; desde hojas de papel hasta máquinas para fichar. Y aunque parece que cómo se registran las horas ha tomado protagonismo, el problema no es tanto la forma de registro, ya que queda a discreción de la empresa y sus representantes, sino el impacto económico que tendrá en las organizaciones el hecho mismo de registrar las horas que cada empleado realiza.
La obligatoriedad del registro de jornada tiene como uno de sus objetivos erradicar horas extraordinarias encubiertas y, seamos francos, estas horas eran la salvación de los márgenes de beneficio de muchas empresas de servicios. Antes de la llegada del Real Decreto-ley 8/2019, la planificación de un servicio se realizaba sin prestar demasiada atención a las jornadas y descansos que marcan los convenios colectivos. No pasaba nada; si el servicio requería más horas, se aprovechaba algún empleado para que “echara más horas” hasta quedar cubierto. Esta excepción, para muchas empresas, se convirtió en costumbre.
Piénsese en servicios de limpieza, de jardinería, mantenimiento,...en los que la mayor parte de los costes corresponden a la fuerza de trabajo. Piénsese en una licitación, que parte de un presupuesto base algo ajustado, en la que empresas del sector se batirán en concurso para presentar la oferta económicamente más ventajosa. La que gane el contrato deberá cubrir el total de horas ofertado; pase lo que pase durante la marcha del servicio. El margen ya es bajo, y empeora si nos encontramos un infra-dimensionamiento del personal, un alto nivel de absentismo, errores en el personal a subrogar, más contrataciones y despidos de los previstos,...por ello, la “excepción” se convirtió en costumbre; las horas extraordinarias se convirtieron en la única salida que los gestores de los contratos encontraron para evitar las fatales pérdidas económicas durante el desarrollo del servicio.
Pero, la pregunta es, con el nuevo registro de jornada, ¿podrán seguir haciendo esto?
La respuesta es: muy difícilmente.
El registro y su disponibilidad para los trabajadores y representantes ofrece una ventaja a los mismos a la hora de negociar sus condiciones, tanto individuales como colectivas, a la vez que aumenta las posibilidades de demandas exitosas cuando exista incumplimiento (con resultados muy poco deseables). Aunque sólo sea por este motivo, las empresas deben cambiar YA su forma de planificar servicios para así evitar los problemas posteriores en la etapa de gestión. Si el objetivo es ganar dinero con los contratos adjudicados, o firmados con otras empresas privadas, la estrategia debe comenzar desde el inicio y no utilizar de “salvavidas” a los empleados que ejecutan el servicio ya que esta estrategia puede salir muy mal. Llevar la estrategia al inicio significa implementarla en la fase de elaboración de la oferta, fundamentalmente:
1. Hacer estudios de previos de viabilidad teniendo en cuenta todos los costes salariales y posibles escenarios
2. Tener en cuenta todos los días que los trabajadores no estarán en su puesto de trabajo: vacaciones, asuntos propios o libre disposición, posible absentismo,...
3. Planificar el servicio al detalle: distribución de tareas en un calendario
4. Prever los mejores turnos horarios para ejecutar el servicio así como el número de personas por puesto en cada uno
5. Teniendo en cuenta las restricciones marcadas en el convenio a aplicar, estimar cuántos trabajadores de cada puesto será necesario contratar a lo largo de todo el periodo
Considerando los 5 puntos anteriores, las empresas podrán presentar ofertas que, ganado el contrato, puedan cumplir sin perder rentabilidad. Evitará problemas de cara al registro de jornada, ya que cada empleado podrá realizar exclusivamente las horas pactadas, siendo las “extras” verdaderamente una excepción. Y todo esto impactará positivamente tanto en la imagen como en la eficiencia de la organización.