Las empresas de servicios, ya sean grandes o pequeñas, deben manejar una gran cantidad de datos para poder elaborar sus propuestas comerciales: desde los costes laborales vinculados a los distintos convenios de aplicación, hasta los relativos a medios, materiales y maquinaria necesarios para llevar a cabo el trabajo a desarrollar. Además, en aquellos contratos con una duración superior a un año es imprescindible tener en cuenta los potenciales incrementos salariales que contempla el convenio de referencia y, con todos estos datos, tenemos que proyectar el servicio de la manera más eficiente posible teniendo en cuenta todos los factores que impactan en la rentabilidad del proyecto.
Si en algo podemos ofrecer precisamente un valor añadido es en la gestión de los costes de personal, a priori iguales para todos los actores. Sabemos que se trata de un problema complejo, irresoluble con hojas de cálculo, para el cual se destinan demasiado tiempo y recursos, por lo que es aquí donde necesitamos que un motor de optimización se encargue de dimensionar y planificar el servicio, organizando al personal y las tareas, reduciendo al máximo los costes, pero teniendo en cuenta todas las variables que impactan en dicho problema: convenios, tareas, subrogados, cobertura de vacaciones…
¿Cómo lo hacemos?
Optimizando la distribución de las tareas a realizar por el personal, agilizando los estudios previos de viabilidad y rentabilidad de los contratos. Y, además, reduciendo el timing en la elaboración de ofertas, lo que nos permitirá disponer de más tiempo para el análisis de la información y los datos del servicio que, a su vez, redundará en un mayor control de la ejecución y rentabilidad del mismo.
Es en los contratos intensivos en mano de obra, con unos costes laborales que se suelen mover entre un 75% y un 95% del total de costes del servicio, donde una buena gestión, planificación y optimización de estos costes va a llevar a nuestra empresa a una posición de liderazgo; ya no sólo en cuanto a adjudicaciones de nuevos proyectos, sino por un mejor control y una mayor rentabilidad. Estos son algunos ejemplos que seguro habéis vivido en distintos proyectos:
Supongamos que subrogamos personal que, no al inicio del contrato, pero sí durante su vigencia, van cumpliendo antigüedad y, por ende, incrementos salariales en meses concretos que no hemos contemplado en nuestros costes; esto nos puede llevar a mermar la rentabilidad de dicho contrato e incluso a dar pérdidas.
Vamos a suponer también que hay un mal dimensionamiento del personal por parte de la empresa que actualmente presta el servicio; en caso de que a nuestra empresa le adjudiquen ese contrato, si mantenemos la misma planificación de personal sin hacer un estudio previo detallado, nos puede llevar a cometer errores, cuando de lo que se trata es de mejorar el servicio, ser eficientes y aportar valor a nuestros clientes.
Ninguna herramienta permite actualmente visualizar la planificación por servicio y/o centro de trabajo a medio y largo plazo, a través de cuadrantes donde se recojan turnos, horarios, horas por puesto de trabajo, planificación teórica de tareas, horas por tareas, planificación teórica de vacaciones, coste teórico de sustitución de vacaciones ajustado a calendario real, previsión de pasivos laborales a lo largo de la vigencia del contrato…
¿Todo esto se puede llevar a cabo de forma manual? Claro, gastando más en recursos, dedicando mucho tiempo, pero con la contrapartida de que aumente la probabilidad de error en los cálculos y disponiendo de menos tiempo para hacer un exhaustivo análisis del servicio.
Por todo lo anterior y por otras problemáticas que os iremos mostrando más adelante, hay que avanzar hacia una nueva forma de trabajar a través de la digitalización; utilizando todas las ventajas que nos proporciona la realización de los cálculos de los costes laborales y materiales a través de un motor de optimización que, entre otras cosas, y como continuación a los ejemplos expuestos en este post, contempla las antigüedades generadas por el personal subrogado a lo largo de la vigencia del contrato; optimiza el personal necesario y proyecta la planificación del servicio incluso antes de la adjudicación del contrato, con un menor tiempo invertido en estas tareas, minimizando las posibilidades de que haya cualquier error.
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